1. “문서”라 함은  내부 또는 대외적으로 업무상 작성되거나 시행되는문서와 접수한 모든 문서를 말한다. 또한 업무상 작성된 사진, 도표,필름, 테이프, 디스켓, 도면, 슬라이드, 대장, 장부 등 기록물 전부를 포함한다.

2. “문서부서”라 함은 문서의 분류, 배부, 수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

3. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. “자료”라 함은  생산 또는 취득하는 각종 기록물(문서를 제외한다)중에서  상당기간에 걸쳐 이를 보존 또는 활용할 가치가 있는 사진,도표, 필름, 테이프, 디스켓, 도면, 슬라이드, 대장, 장부 등 각종 형태의 기록물 전부를 말한다.

5. “자료부서”라 함은 공단내의 자료관리에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

6. “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신 또는 수신하는정보통신체계를 말한다.

7. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 사무관리규 - 2 - 인 형태로 작성하여 송신․수신 또는 저장된 문서를 말한다.

8. “서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것을 말한다.

9. “전자문자서명” 이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

10. “전자이미지서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는것을 말한다.

11. “전자서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인의신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.

12. “전자이미지관인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

13. “전자문서 시스템​”이라 함은 문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행,분류, 편철, 보관, 보존, 이관, 접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.